Zasady dobrej współpracy

Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki, zasady oraz sposób świadczenia usług terapeutycznych przez Ośrodek Insight Out Medicus, w trakcie spotkań w gabinecie oraz z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. Adresy elektroniczne oraz systemy wykorzystywane przez Ośrodek: e-maile w domenie @insightoutmedicus.pl, justyna.sempruch@gmail.com, system rezerwacji NaKiedy dostępny na stronie www.insightoutmedicus.pl, system rezerwacji https://www.znanylekarz.pl/justyna-sempruch/psychoterapeuta/milanowek. Nazwa firmy: SEMPRUCH BAYER Sp. komandytowa, siedziba firmy: ul. Kielecka 8, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, NIP: 5291854808, KRS0001107979, REGON 528742081, tel. 530 – 970 – 011, adres e-mail: osrodek@insightoutmedicus.pl. oraz INSIGHT OUT Sp. z o.o., siedziba firmy: ul. Czerska 18/135, 00-732 Warszawa, NIP: 5213917765, KRS0000878423, REGON 387978585.

REGULAMIN OŚRODKA INSIGHT OUT MEDICUS

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki, zasady oraz sposób świadczenia usług przez Ośrodek Insight Out Medicus (dalej: „Ośrodek”), zarówno podczas spotkań stacjonarnych w siedzibie Ośrodka, jak i przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych (usługi online).

2. Ośrodek Insight Out Medicus świadczy usługi z zakresu psychoterapii, konsultacji psychologicznych, terapii somatycznej, coachingu oraz innych form wsparcia rozwojowego i edukacyjnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami etyki zawodowej oraz z poszanowaniem praw i godności każdej osoby korzystającej z usług Ośrodka.

3. Usługi Ośrodka świadczone są za pośrednictwem dwóch podmiotów gospodarczych:

SEMPRUCH & BAYER Spółka komandytowa, z siedzibą przy ul. Kieleckiej 8, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, NIP: 5291854808, KRS: 0001107979, REGON: 528742081, adres e-mail: osrodek@insightoutmedicus.pl, telefon kontaktowy: +48 530 970 011,

INSIGHT OUT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą przy ul. Czerskiej 18/135, 00-732 Warszawa, NIP: 5213917765, KRS: 0000878423, REGON: 387978585.

4. Podstawowe kanały kontaktu oraz rezerwacji usług Ośrodka to:

• adresy e-mail w domenie @insightoutmedicus.pl,
• adres e-mail: justyna.sempruch@gmail.com (kontakt bezpośredni),
• system rezerwacyjny NaKiedy dostępny na stronie internetowej Ośrodka: www.insightoutmedicus.pl,
• system rezerwacyjny ZnanyLekarz: https://www.znanylekarz.pl/justyna-sempruch/psychoterapeuta/milanowek.

5. Ośrodek dopuszcza możliwość korzystania z innych platform komunikacyjnych lub rezerwacyjnych (np. WhatsApp, Signal, Messenger, Google Meet, Zoom), pod warunkiem, że taka forma kontaktu została wcześniej indywidualnie ustalona i zaakceptowana przez Ośrodek lub konkretnego Współpracownika. W takich przypadkach szczegóły dotyczące zasad kontaktu oraz poufności zostaną jasno określone w trakcie pierwszych ustaleń z klientem.

6. Ośrodek nie prowadzi obsługi klientów za pośrednictwem przypadkowych, niesprawdzonych źródeł kontaktu ani nie przyjmuje rezerwacji poza wyznaczonymi kanałami. Klient ma obowiązek upewnić się, że kontaktuje się z Ośrodkiem wyłącznie za pośrednictwem zatwierdzonych i zweryfikowanych form kontaktu.

7. Szczegółowe zasady współpracy z Ośrodkiem, prawa i obowiązki klientów oraz Współpracowników Ośrodka określają dalsze postanowienia niniejszego Regulaminu.

§ 2

Usługi Ośrodka oraz osoby współpracujące

1. Osoby współpracujące (dalej zwane „współpracownikami”)  z Ośrodkiem Insight Out Medicus to wykwalifikowani psychoterapeuci/ psychoterapeutki, psycholodzy/ psycholożki, terapeuci somatyczni/ terapeutki somatyczne, coachowie, szkoleniowcy oraz trenerzy/trenerki jak również osoby w trakcie pozyskiwania dyplomów, mające uprawnienia do wykonywania swoich usług pod superwizją. Wszyscy współpracownicy stanowią wspólnie Zespół Insight Out Medicus (dalej zwany “zespołem”), pracujący w duchu współodpowiedzialności oraz w oparciu o holistyczne podejście do zdrowia psychicznego i rozwoju człowieka, integrujące wymiar psychiczny, emocjonalny, somatyczny i duchowy.

2. Współpracownicy świadczą usługi w trakcie spotkań stacjonarnych w siedzibie Ośrodka przy ul. Konwaliowej 1 w Milanówku oraz w gabinetach zafiliowanych z Ośrodkiem, jak i za pośrednictwem systemów teleinformatycznych (np. wideorozmowy, konsultacje telefoniczne), z zachowaniem zasad poufności oraz obowiązujących standardów etycznych.

3. W celu zapewnienia najwyższej jakości usług, każdy współpracownik Ośrodka posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe i działa w ramach kompetencji wynikających z ukończonych szkoleń, praktyki zawodowej oraz innych uprawnień upoważniających do wykonywania oferowanych przez siebie usług.

4. Psycholodzy/ psycholożki prowadzą konsultacje psychologiczne i wsparcie diagnostyczne w zakresie kompetencji psychologicznych.

5. Psychoterapeuci/ psychoterapeutki prowadzą sesje psychoterapeutyczne indywidualne, grupowe, sesje par i rodzin, zgodnie z metodą, w której są szkoleni.

6. Pozostali współpracownicy, tj. coachowie, trenerzy/ trenerki, arteterapeuci/ arteterapeutki, terapeuci/ terapeutki pracy z ciałem (w tym terapeuci jogi i tantry, terapeuci oddechu i innych metod pracy z ciałem), świadczą usługi coachingowe, rozwojowe, edukacyjne oraz sesje ćwiczeniowe w ramach posiadanych kwalifikacji zawodowych.

7. Współpracownicy Ośrodka nie ponoszą odpowiedzialności za diagnozowanie ani leczenie zaburzeń psychicznych w rozumieniu przepisów prawa medycznego lub psychiatrycznego, o ile nie posiadają odpowiednich kwalifikacji (np. psychiatry lub psychologa). Usługi świadczone przez współpracowników mają charakter wspierający, rozwojowy, edukacyjny, terapeutyczny lub pomocowy i nie stanowią substytutu leczenia specjalistycznego ani farmakologicznego.

8. Klient/klientka przed rozpoczęciem współpracy podpisuje kontrakt ze współpracownikiem Ośrodka (dalej zwany “kontraktem”), w którym jest informowany/a o zakresie kompetencji współpracownika, stosowanej metodzie oraz charakterze świadczonych usług.

9. W przypadku potrzeby specjalistycznego leczenia, diagnostyki medycznej lub psychiatrycznej Ośrodek może rekomendować skorzystanie z usług podmiotów zewnętrznych.

10. Psychoterapeuci/ psychoterapeutki oraz psycholodzy/ psycholożki Ośrodka pracują zgodnie ze standardami zawodowymi i etycznymi Polskiego Towarzystwa Integracyjnej Psychoterapii Doświadczeniowej i Edukacji Społecznej Stowarzyszenie Intra, Stowarzyszenia Psychoterapeutów i Praktyków Psychologii Procesu, Polskiego Towarzystwa Psychologicznego oraz Polskiego Towarzystwa Psychiatrycznego, a także zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Ustawą o ochronie zdrowia psychicznego. Wszyscy psychoterapeuci i psycholodzy posiadają aktualne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

11. Pozostali współpracownicy świadczą usługi zgodnie z zaleceniami szkół i instytucji, w których uzyskali kwalifikacje zawodowe, m.in.:

• szkoły coachingu (np. Erickson Coaching International, Noble Manhattan Coaching, ICC),
• szkoły pracy z ciałem (np. Somatic Experiencing®, szkoły pracy z oddechem, Body Mind Centering®, Instytut Analizy Bioenergetycznej),
• szkoły arteterapii (np. Polski Instytut Psychoterapii Tańcem i Ruchem, Instytut Terapii i Edukacji przez Sztukę),
• szkoły tantry i jogi (np. certyfikowane ośrodki międzynarodowe, Yoga Alliance).

12. Współpracownicy Ośrodka regularnie poddają swoją pracę superwizji:

• w ramach szkół terapeutycznych oraz trenerskich, w których są szkoleni lub zrzeszeni,
• w ramach comiesięcznych spotkań interwizyjnych Zespołu Insight Out Medicus,
• a także w razie potrzeby, konsultując swoją pracę z superwizorami zewnętrznymi.

§ 3

Obszary i sposoby pracy z klientem

1. Wszystkie usługi oferowane przez Ośrodek mają na celu wspieranie klientów w poszerzaniu samoświadomości oraz rozpoznawaniu nieświadomych procesów i wzorców, które wpływają na jakość ich życia, funkcjonowanie emocjonalne, relacyjne i zawodowe. Pracujemy w sposób holistyczny, obejmujący zarówno sferę psychiczną, emocjonalną, cielesną, jak i duchową człowieka, z poszanowaniem indywidualnych potrzeb oraz tempa rozwoju każdej osoby.

2. W związku z tym, podczas pierwszych sesji określamy wspólnie z klientem/klientką kluczowe obszary do pracy oraz wstępne cele, zarówno krótko-, jak i długoterminowe. Na tym etapie diagnozujemy również, czy cele klienta/klientki mieszczą się w zakresie kompetencji danego współpracownika oraz czy stosowana metoda pracy będzie adekwatna do zgłoszonych potrzeb i oczekiwań.

3. Po wstępnej fazie konsultacyjnej, zazwyczaj trwającej od jednej do kilku sesji, ustalana jest wstępna długość procesu terapeutycznego lub rozwojowego, a także rekomendowana częstotliwość spotkań (np. cotygodniowa, co dwa tygodnie lub inna, dostosowana do aktualnych możliwości i celów klienta).

4. Każdy klient/klientka przed spotkaniem ma możliwość przygotowania się do sesji poprzez refleksję nad bieżącymi potrzebami i ważnymi tematami do omówienia. Pomocne mogą być pytania takie jak:

• Nad czym chcę się dziś zatrzymać lub skupić?
• Co mnie aktualnie porusza lub przyciąga moją uwagę?
• Jakie emocje są teraz dla mnie żywe?
• O czym jeszcze nie mówiłem/mówiłam, a czuję, że warto?

5. Zachęcamy klientów do aktywnego udziału w procesie poprzez obserwację własnych emocji, myśli, snów, reakcji ciała oraz trudnych stanów emocjonalnych, takich jak złość, smutek, lęk, wstyd czy opór. Otwartość na dzielenie się również tymi odczuciami, które pojawiają się w relacji terapeutycznej lub we współpracy z zespołem Ośrodka, stanowi istotny element procesu i wspiera jego skuteczność.

6. Podkreślamy, że proces terapeutyczny i rozwojowy to wspólna odpowiedzialność klienta i współpracownika — angażujemy się w pracę z szacunkiem dla indywidualności klienta, w atmosferze bezpieczeństwa, poufności oraz akceptacji dla całego spektrum przeżywanych doświadczeń.

§ 4

Zasady pracy zespołowej i przekierowań w Ośrodku

1. Ośrodek działa w oparciu o model pracy zespołowej, zakładający współodpowiedzialność za proces terapeutyczny klienta/klientki oraz wzajemne wsparcie między współpracownikami. Każdy specjalista pracujący w Ośrodku jest częścią zespołu, który dzieli się wiedzą i doświadczeniem, aby zapewnić osobom korzystającym z naszej pomocy jak najbardziej adekwatne, skuteczne i bezpieczne wsparcie.

2. Klient/klientka korzystająca z usług Ośrodka znajduje się pod opieką całego zespołu terapeutycznego – nie tylko jednej osoby. Praca indywidualna prowadzona jest w ścisłym kontakcie ze wspierającym zespołem, co umożliwia holistyczne spojrzenie na sytuację klienta/klientki oraz elastyczne reagowanie na zmieniające się potrzeby.

3. W sytuacjach, gdy zespół rozpozna, że inny specjalista posiada odpowiedniejsze kompetencje do dalszego prowadzenia procesu (np. ze względu na tematykę, fazę pracy, specjalizację lub dobrostan klienta/klientki), może zostać zaproponowane przekierowanie do innego współpracownika.

Przekierowanie odbywa się zawsze:

• z poszanowaniem dotychczasowego procesu i relacji terapeutycznej,
• z wyraźnym poinformowaniem klienta/klientki o powodach decyzji,
• za zgodą klienta/klientki,
• z dbałością o ciągłość i bezpieczeństwo procesu oraz o komfort osoby korzystającej z pomocy.

4. Przekierowanie nie jest przerwaniem ani rezygnacją z opieki, lecz wyrazem troski i zaangażowania zespołu w zapewnienie najlepszego możliwego wsparcia – zgodnego z aktualnymi potrzebami klienta/klientki i naszym holistycznym podejściem do zdrowia psychicznego.

5. Każdy współpracownik zobowiązuje się do zachowania spójności języka, standardów etycznych oraz formy komunikacji z klientami — zarówno w bezpośrednim kontakcie, jak i w treściach przekazywanych w dokumentacji oraz na stronie internetowej Ośrodka.

§ 5

Interwencja kryzysowa

1. Ośrodek Insight Out Medicus oferuje możliwość umówienia interwencji kryzysowej w trybie pilnym, w tym samym dniu lub poza standardowymi godzinami pracy Ośrodka, również w weekendy, w sytuacjach nagłych, szczególnie trudnych emocjonalnie lub potencjalnie zagrażających życiu i zdrowiu klienta.

2. W przypadku sytuacji bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia (np. przemoc domowa, myśli samobójcze, zachowania autoagresywne), Ośrodek zastrzega sobie prawo, a jednocześnie jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia odpowiednich służb ratunkowych (pogotowie ratunkowe, policja, ośrodki interwencji kryzysowej), zgodnie z obowiązującym prawem i zasadami ochrony życia.

3. Aby umówić interwencję kryzysową, prosimy o kontakt telefoniczny pod numer: +48 530 970 011. Po otrzymaniu zgłoszenia terapeuta dyżurny skontaktuje się z klientem w najkrótszym możliwym czasie, nie później niż w ciągu 6 godzin od momentu zgłoszenia. Ośrodek zastrzega, że interwencje kryzysowe są dostępne w miarę dostępności współpracowników przeszkolonych w pracy kryzysowej.

§ 6

Poufność sesji

1. Wszystkie sesje prowadzone przez współpracowników Ośrodka podlegają zasadzie poufności. Treść sesji nie jest ujawniana osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji określonych przepisami prawa.

2. Sesja może być rejestrowana na nośniku danych elektronicznych wyłącznie za obopólną, świadomą zgodą klienta/klientki oraz współpracownika Ośrodka, w szczególności w celach superwizyjnych lub szkoleniowych. Zgoda klienta na nagrywanie sesji musi mieć formę pisemną (tradycyjną) lub elektroniczną (np. poprzez e-mail, formularz elektroniczny lub podpis cyfrowy). Brak zgody na nagranie nie wpływa na możliwość korzystania z pozostałych usług Ośrodka.

3. W trosce o zapewnienie najwyższej jakości świadczonych usług terapeutycznych oraz rozwojowych, współpracownicy Ośrodka zobowiązani są do regularnego poddawania swojej pracy superwizji indywidualnej i grupowej, zgodnie ze standardami swoich szkół i nurtów terapeutycznych, w których się szkolą i pracują zawodowo. Dodatkowo, w ramach wewnętrznego systemu podnoszenia jakości usług, współpracownicy biorą udział w cyklicznych spotkaniach interwizyjnych zespołu, mających na celu wymianę wiedzy, doświadczeń oraz wsparcie merytoryczne w pracy z klientami.

4. W ramach superwizji i interwizji omawiane są wyłącznie zagadnienia związane z procesem klienta/klientki, a ich dane osobowe nie są ujawniane. Podczas omawiania przypadków zachowana jest pełna anonimowość klientów/klientek, a wszystkie informacje przekazywane są w sposób uniemożliwiający identyfikację konkretnej osoby przez osoby trzecie. Uczestnicy superwizji i interwizji są również zobowiązani do zachowania poufności oraz przestrzegania tajemnicy zawodowej.

5. W sytuacjach, gdy zespół Ośrodka wspólnie rekomenduje przekierowanie klienta/klientki do innego współpracownika — na przykład z uwagi na specjalizację, metodę pracy, dostępność lub inne ważne okoliczności — przekierowanie to odbywa się z zachowaniem pełnej dyskrecji, poszanowaniem procesu terapeutycznego/rozwojowego oraz zasad poufności. Klient/klientka każdorazowo otrzymuje jasne informacje o przyczynach rekomendowanego przekierowania oraz o kwalifikacjach osoby, do której proponowane jest przekierowanie, przy zachowaniu prawa do decydowania o kontynuacji procesu pracy w wybranej przez siebie formie.

6. W przypadku, gdy wspólpracownik Ośrodka uzna, że zdrowie lub życie klienta/klientki albo osoby z jego/jej otoczenia jest zagrożone, ma prawo, po uprzednim poinformowaniu klienta/klientki, skontaktować się z osobami wskazanymi przez klienta/klientkę (np. osobą bliską) lub powiadomić odpowiednie służby, takie jak pogotowie ratunkowe i policję, jeśli uzna to za niezbędne dla ochrony zdrowia lub życia osób powiązanych.

7. Osoby, które nie ukończyły 18. roku życia, mogą uczestniczyć w sesjach oferowanych przez Ośrodek wyłącznie na podstawie uprzedniej, pisemnej zgody rodziców lub opiekunów prawnych. Treść sesji osoby niepełnoletniej objęta jest zasadą poufności, z następującymi wyjątkami:

• w sytuacjach zagrożenia życia lub zdrowia niepełnoletniego klienta/klientki lub osób z jego/jej otoczenia;
• w sytuacjach, w których współpracownik Ośrodka, na podstawie swojej wiedzy zawodowej, uzna, że istnieją istotne przesłanki do przekazania rodzicom lub opiekunom prawnym informacji o przebiegu procesu lub tematach poruszanych podczas sesji, mających znaczenie dla dobra osoby niepełnoletniej.

W takich przypadkach współpracownik  ma prawo, po uprzednim poinformowaniu osoby niepełnoletniej o zamiarze przekazania informacji, skontaktować się z rodzicami/opiekunami prawnymi lub, w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia, powiadomić odpowiednie służby, takie jak pogotowie ratunkowe lub policja.

§ 7

Odmowa przeprowadzenia sesji

1. Współpracownik Ośrodka ma prawo, z poszanowaniem własnych granic, zasad profesjonalizmu oraz standardów bezpieczeństwa, odmówić przeprowadzenia sesji lub zakończyć trwające spotkanie w sytuacjach, gdy dalsze prowadzenie sesji mogłoby być nieefektywne, niebezpieczne lub niezgodne z zasadami etyki zawodowej.

2. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy:

• klient/klientka stawi się na sesję stacjonarną lub połączy online w stanie wskazującym na spożycie alkoholu, środków odurzających lub innych substancji psychoaktywnych zmieniających stan świadomości;
• zachowanie klienta/klientki uniemożliwia bezpieczne, profesjonalne i merytoryczne prowadzenie sesji, np. przejawia on/ona agresję, stosuje nadużycia werbalne lub zachowuje się w sposób nieadekwatny do celu sesji;
• klient/klientka kontaktuje się w celach innych niż uzgodnione w kontrakcie, np. w celach towarzyskich, prywatnych, sprzedażowych, promocyjnych lub innych niezwiązanych bezpośrednio z procesem terapeutycznym, rozwojowym lub konsultacyjnym.

3. W takich przypadkach współpracownik ma prawo zakończyć sesję w trybie natychmiastowym, informując klienta o przyczynie przerwania spotkania. O dalszych możliwościach kontynuowania procesu, ewentualnych warunkach wznowienia współpracy lub jej zakończeniu decyduje współpracownik zgodnie z zasadami kontraktu oraz wewnętrznymi procedurami Ośrodka.

§ 8

Zasady bezpieczeństwa w internecie i w ramach systemów teleinformatycznych

1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz ochrony poufności w ramach pracy online, zarówno wspópracownicy Ośrodka, jak i klienci zobowiązują się do przestrzegania poniższych zasad:

- Bezpieczne urządzenia i oprogramowanie: zarówno współpracownik, jak i klient korzystają wyłącznie z komputerów lub innych urządzeń elektronicznych wyposażonych w aktualny i legalny system operacyjny, aktywną zaporę sieciową (firewall) oraz zainstalowaną najnowszą wersję używanego oprogramowania podczas korzystania z systemów teleinformatycznych.

- Zabezpieczenia kont i połączeń: obie strony zobowiązują się do korzystania z zabezpieczonych kont i profili na platformach komunikacyjnych (np. Skype, Zoom, Google Meet, konta e-mail), w szczególności poprzez korzystanie wyłącznie z połączenia internetowego zabezpieczonego hasłem, ustawienie silnego hasła do komputera oraz do kont wykorzystywanych w komunikacji, nieudostępnianie haseł osobom trzecim.

2. Rekomendowane jest założenie osobnego, dedykowanego konta przez klienta wyłącznie do celów kontaktu z współpracownikiem Ośrodka, w celu zminimalizowania ryzyka pomyłkowego przesłania informacji osobom trzecim.

3. W trakcie sesji online zarówno klient, jak i współpracownik Ośrodka zobowiązani są do przebywania w zamkniętym, prywatnym pomieszczeniu, do którego osoby trzecie nie mają dostępu. Udział osób trzecich w sesji (np. członków rodziny, tłumacza, opiekuna) jest dopuszczalny wyłącznie po wcześniejszym, wyraźnym uzgodnieniu między klientem a współpracownikiem.

4. Każda ze stron odpowiada za bezpieczeństwo danych przechowywanych na własnym urządzeniu oraz na platformach wykorzystywanych do komunikacji (w tym chaty, e-maile, przesyłane pliki, notatki ze spotkań).

5. Standardowo sesje online nie są nagrywane ani przez klienta, ani przez współpracownika, ani też automatycznie zapisywane na dysku komputera lub serwerach komunikatorów. Nagranie sesji może odbyć się wyłącznie za obopólną, pisemną zgodą klienta i współpracownika. Każda ze stron, posiadająca nagranie, ponosi osobistą odpowiedzialność za jego bezpieczne przechowywanie.

6. Klient przyjmuje do wiadomości, że standardowe usunięcie danych z komputera (np. nagrań, plików tekstowych, zapisów czatu) nie gwarantuje ich całkowitego usunięcia. W przypadku sprzedaży, oddania lub utylizacji urządzenia wykorzystywanego do sesji, klient powinien skorzystać z profesjonalnych metod trwałego usuwania danych lub fizycznie zniszczyć nośnik danych w celu zapewnienia poufności.

7. Współpracownicy Ośrodka zobowiązani są nie przekazywać osobom trzecim komputerów lub innych urządzeń wykorzystywanych do pracy z klientami bez uprzedniego trwałego usunięcia danych. W przypadku wycofywania urządzenia z użytkowania, współpracownik ma obowiązek trwale zniszczyć nośnik danych.

8. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych klientów współpracownicy Ośrodka nie przechowują na dyskach swoich urządzeń żadnych rejestrów umożliwiających przypisanie imienia i nazwiska klienta do nicków, loginów czy adresów e-mail używanych w systemach teleinformatycznych. Wszelka dokumentacja prowadzona przez współpracowników jest zanonimizowana, co uniemożliwia identyfikację klienta przez osoby postronne w przypadku ewentualnego dostępu do urządzenia.

9. Współpracownicy Ośrodka nie ponoszą odpowiedzialności za stabilność ani bezpieczeństwo serwerów pocztowych, platform komunikacyjnych oraz systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do prowadzenia sesji online. Odpowiedzialność za stabilność, dostępność oraz bezpieczeństwo tych usług ponoszą ich dostawcy, w szczególności operatorzy platform takich jak Zoom, Skype, Google Meet oraz dostawcy usług pocztowych. Klient, decydując się na korzystanie z usług Ośrodka w formie online, akceptuje regulaminy, polityki prywatności oraz warunki użytkowania tych platform, jak również przyjmuje do wiadomości istnienie potencjalnych ograniczeń w zakresie bezpieczeństwa i prywatności danych. Klient zobowiązuje się do stosowania zasad minimalizowania ryzyka zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.

10. Współpracownicy Ośrodka zobowiązani są do nawiązywania połączeń za pośrednictwem platform komunikacyjnych wymienionych w punkcie 9, przy zachowaniu wysokiego standardu połączenia internetowego, zapewniającego płynność i bezpieczeństwo sesji. Współpracownicy dbają o odpowiednią jakość sprzętu, stabilne łącze internetowe oraz warunki techniczne niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia sesji online.

§ 9

Rezerwacja sesji i płatności

1. Rezerwacji sesji można dokonywać za pośrednictwem:

• kalendarza wizyt dostępnego na stronie internetowej Ośrodka: www.insightoutmedicus.pl,
• poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: osrodek@insightoutmedicus.pl,
• telefonicznie lub za pomocą wiadomości SMS na numer: +48 530 970 011.

2. Klient łączy się ze współpracownikiem na własny koszt, zarówno w przypadku sesji telefonicznych, jak i wideo sesji online.

3. W przypadku rezerwacji sesji za pośrednictwem serwisu internetowego Nakiedy lub ZnanyLekarz, płatność dokonywana jest z góry za pomocą systemu płatności elektronicznych Przelewy24 w serwisie internetowym Nakiedy lub za pośrednictwem portalu ZnanyLekarz. Operatorem kart płatniczych serwisu Nakiedy jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań. Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, NIP 7792369887, Regon 301345068.

4. W przypadku rezerwacji sesji telefonicznie lub przez e-mail, klient zobowiązany jest do wniesienia opłaty za sesję najpóźniej na 24 godziny przed planowanym terminem sesji, dokonując przelewu na konto bankowe Ośrodka.

5. Dokonując płatności przelewem, klient zobowiązany jest w tytule przelewu wpisać: imię i nazwisko współpracownika, datę oraz godzinę zarezerwowanej sesji.

6. Dane do przelewu:

SEMPRUCH & BAYER Spółka komandytowa
NIP: 529 185 48 08
ul. Kielecka 8, 05-825 Grodzisk Mazowiecki
Numer konta bankowego:
45 1140 2004 0000 3202 8494 4909

7. Oferujemy sesje nieodpłatne lub sesje w niższych cenach dla klientów, którzy zgadzają się na nagrywanie sesji video. Materiał służy rozwojowi naszych współpracowników w ramach ich szkoleń oraz superwizji. Zapytania o szczegóły prosimy kierować do Ośrodka drogą mailową lub telefoniczną.

§ 10

Zmiana i odwoływanie sesji, zakończenie współpracy

1. W umówionym terminie klient jest zobowiązany do stawienia się na spotkanie stacjonarne w Ośrodku lub do połączenia się ze współpracownikiem za pośrednictwem ustalonego systemu teleinformatycznego.

2. W przypadku problemów technicznych uniemożliwiających połączenie przez pierwotnie ustaloną platformę, współpracownik Osrodka i klient zobowiązani są do nawiązania kontaktu przy użyciu alternatywnego, aktualnie dostępnego systemu teleinformatycznego (np. innej platformy wideo, rozmowy telefonicznej).

3. Standardowy czas trwania sesji wynosi 50 minut, chyba że w opisie konkretnej usługi określono inaczej. Sesje rozpoczynają się punktualnie o umówionej godzinie. W przypadku spóźnienia klienta sesja nie jest przedłużana, a czas sesji liczony jest od ustalonej godziny rozpoczęcia. Powtarzające się spóźnienia, odwoływanie lub przesuwanie sesji mogą być omawiane w trakcie procesu jako element pracy terapeutycznej czy rozwojowej.

4. Klient ma prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu sesji najpóźniej na 24 godziny przed zaplanowanym spotkaniem. Odwołania oraz zmiany terminów powinny być zgłaszane bezpośrednio do Ośrodka: telefonicznie, mailowo lub poprzez system rezerwacji - jeśli za jego pośrednictwem została umówiona wizyta.

5. W przypadku rezerwacji stałego, powtarzalnego terminu spotkań, Ośrodek blokuje wybrany termin na czas określony w indywidualnych ustaleniach pomiędzy klientem a współpracownikiem w ramach kontraktu. Klient zobowiązany jest do opłacenia sesji najpóźniej 24 godziny przed planowanym terminem. Brak płatności skutkuje automatycznym odwołaniem sesji. Odwołanie stałego terminu jest możliwe bezpłatnie do 24 godzin przed spotkaniem. Klient może zdecydować, czy wniesiona opłata zostaje przesunięta na kolejny termin, czy zwrócona (po potrąceniu kosztów manipulacyjnych).

6. W przypadku prawidłowego odwołania sesji (tj. z zachowaniem 24-godzinnego terminu), Ośrodek dokonuje zwrotu wpłaconej kwoty pomniejszonej o 5% kosztu usługi tytułem kosztów manipulacyjnych związanych z obsługą rezerwacji i zwrotu.

7. Zasadą obowiązującą w Ośrodku jest ciągłość procesu terapeutycznego. Zwyczajowo trzy kolejne odwołane sesje z rzędu mogą skutkować zakończeniem współpracy.

8. Każdej ze stron (zarówno klientowi, jak i współpracownikowi) przysługuje prawo do zakończenia współpracy w dowolnym momencie, bez obowiązku zachowania okresu wypowiedzenia i bez konieczności podawania przyczyny. Ośrodek zachęca jednak do omówienia decyzji o zakończeniu współpracy w ramach procesu terapeutycznego czy rozwojowego, co jest zgodne z dobrą praktyką budowania świadomej relacji terapeutycznej oraz innych relacji dotyczących współpracy.

§ 11

Prawo do odstąpienia od kontraktu

1. Zgodnie z art. 38 rozdział 4 Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U.2024.1796), klientowi nie przysługuje prawo odstąpienia od kontraktu, tj. umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, jeżeli usługa została w całości wykonana, a jej realizacja rozpoczęła się za wyraźną zgodą klienta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po wykonaniu usługi utraci prawo do odstąpienia od umowy. W przypadku usług świadczonych przez Ośrodek Insight Out Medicus, takich jak sesje psychoterapeutyczne, konsultacje psychologiczne, sesje coachingowe, terapeutyczne lub rozwojowe, prawo do odstąpienia od kontraktu nie przysługuje, jeżeli sesja została przeprowadzona zgodnie z umową i klient został o tym poinformowany przed jej rozpoczęciem.

2. Zgoda na świadczenie usługi przed upływem ustawowego terminu do odstąpienia od kontraktu jest wyrażana przez klienta poprzez:

• dokonanie rezerwacji sesji w systemie rezerwacyjnym Ośrodka, telefonicznie lub e-mailowo;
• dokonanie płatności za sesję przed jej terminem;
• przystąpienie do realizacji usługi w umówionym terminie.

3. Powyższe zapisy mają na celu ochronę integralności procesu terapeutycznego / rozwojowego oraz zapewnienie organizacyjnej ciągłości pracy Ośrodka Insight Out Medicus, działającego w oparciu o zasady rzetelności, profesjonalizmu oraz holistycznego podejścia do zdrowia psychicznego i rozwoju osobistego klientów.

§ 12

Polityka prywatności

1. Realizując wymogi, obowiązujące od dnia 25.05.2018 r., w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, jak również mając na względzie fakt, że prawo do ochrony danych osobowych jest podstawowym prawem każdej osoby, Ośrodek Insight Out Medicus, informuje, że:

• Administratorem danych osobowych jest SEMPRUCH BAYER Spółka komandytowa, NIP: 529 185 48 08, z siedzibą przy ul. Kieleckiej 8, 05-825 Grodzisk Mazowiecki.
• Dane osobowe przekazywane są przez klienta dobrowolnie i są przetwarzane w celach realizacji usług terapeutycznych, konsultacyjnych, rozwojowych oraz innych usług świadczonych przez Ośrodek, obsługi administracyjno-finansowej, informowania klienta o nowych usługach, wydarzeniach i ofertach Ośrodka, w tym za pośrednictwem Newslettera.

2. W procesie rejestracji klient zobowiązany jest podać: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz adres zamieszkania. Ośrodek nie wymaga podawania dodatkowych danych osobowych, chyba że jest to niezbędne ze względów prawnych lub terapeutycznych. Brak podania wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości realizacji usługi lub utrudnieniami w jej świadczeniu.

3. Współpracownicy Ośrodka dokładają należytej staranności w zakresie ochrony powierzonych im danych osobowych, w szczególności stosując odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub wykorzystaniem.

4. Ośrodek nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza danych osobowych klientów osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, gdy wymagają tego przepisy prawa, na żądanie uprawnionych organów (np. sąd, prokuratura, policja) oraz w sytuacjach zagrożenia życia lub zdrowia klienta lub osób z jego otoczenia.

5. Strona internetowa Ośrodka www.insightoutmedicus.pl stosuje mechanizm plików „cookies”, które zapisywane są na urządzeniu końcowym użytkownika podczas korzystania ze strony. Pliki „cookies” wykorzystywane są w celu zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej oraz poprawy komfortu korzystania z usług Ośrodka.

6. Klient ma możliwość wyłączenia obsługi plików „cookies” w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Ośrodek informuje, że wyłączenie „cookies” może wpłynąć na ograniczenie funkcjonalności strony internetowej.

7. Nawiązując kontakt z Ośrodkiem, klient wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celu realizacji usług oraz kontaktu za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego oraz prawa Unii Europejskiej.

8. Klient lub jego opiekun prawny ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do przenoszenia danych. Wszelkie wnioski w tym zakresie należy kierować na adres e-mail: osrodek@insightoutmedicus.pl.

9. Odbiorcami danych mogą być wyłącznie współpracownicy oraz podmioty współpracujące bezpośrednio z Ośrodkiem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług i na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

10. Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, a po jego ustaniu przez okres wymagany przepisami prawa lub do momentu wycofania zgody przez klienta/klientkę, o ile nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.

11. Klient/ka, akceptując zasady współpracy, wyraża zgodę na otrzymywanie Newslettera Ośrodka, który zawiera informacje o aktualnych usługach, warsztatach oraz wydarzeniach rozwojowych. Klient/ka ma prawo w każdej chwili zrezygnować z Newslettera poprzez kliknięcie linku „wypisz się” dostępnego w każdej wiadomości lub kontaktując się bezpośrednio z Ośrodkiem.

§ 13

Postępowanie reklamacyjne

1. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości w zakresie świadczenia usług terapeutycznych lub rozwojowych, klient/ka ma prawo zgłosić reklamację, kontaktując się z Ośrodkiem drogą elektroniczną, na adres e-mail: osrodek@insightoutmedicus.pl. W zgłoszeniu należy podać dane umożliwiające identyfikację klienta/klientki oraz opis zgłaszanego problemu.

2. Ośrodek nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia wynikające z problemów technicznych po stronie klienta/klientki, w szczególności za problemy związane z jakością połączenia internetowego lub awariami oprogramowania wykorzystywanego do komunikacji online. W przypadku zaistnienia takich trudności Ośrodek dołoży starań, aby zaproponować klientowi / klientce alternatywny sposób realizacji sesji online (np. zmiana platformy komunikacyjnej, rozmowa telefoniczna).

3. Klient ma prawo do zgłoszenia reklamacji wyłącznie w odniesieniu do niewykonania lub nienależytego wykonania usług terapeutycznych przez Ośrodek, w szczególności w następujących przypadkach:

• nieobecności współpracownika na sesji bez wcześniejszego uprzedzenia klienta/klientki,
• rażącego i powtarzającego się spóźniania współpracownika na sesje,
• nieodpowiedniego zachowania współpracownika w kontekście szacunku do przekonań religijnych, kultury, tożsamości lub orientacji seksualnej klienta/ klientki.

Uwaga: Sam przebieg procesu terapeutycznego, w tym stosowane metody pracy, dynamika procesu, treść sesji lub subiektywna ocena skuteczności pracy terapeutycznej, nie stanowią podstawy do złożenia reklamacji.

4. Reklamacje i zażalenia należy składać w formie pisemnej, drogą mailową na adres: osrodek@insightoutmedicus.pl, nie później niż 14 dni od dnia zaistnienia zdarzenia będącego podstawą reklamacji.

5. Każda reklamacja powinna zawierać:

• imię i nazwisko klienta,
• adres e-mail kontaktowy,
• datę oraz opis sytuacji będącej przedmiotem reklamacji,
• dokładne wskazanie zarzutów oraz oczekiwań klienta/klientki w związku ze zgłoszeniem reklamacyjnym.

6. Ośrodek zobowiązuje się rozpatrzyć zgłoszoną reklamację w terminie do 7 dni roboczych od daty jej otrzymania. O decyzji dotyczącej reklamacji klient zostanie poinformowany drogą mailową.

§ 14

Pozasądowe rozstrzyganie sporów

1. Klient/ka ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozstrzygania sporów oraz dochodzenia roszczeń związanych z usługami świadczonymi przez Ośrodek Insight Out Medicus.

2. Szczegółowe informacje dotyczące dostępnych procedur pozasądowego rozpatrywania reklamacji oraz dochodzenia roszczeń znajdują się w siedzibach oraz na stronach internetowych:

• powiatowych (miejskich) rzeczników konsumentów,
• organizacji społecznych, których celem statutowym jest ochrona praw konsumentów,
• Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej,
• Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK).

3. Klient/ka może skorzystać m.in. z następujących internetowych źródeł informacji:

http://www.uokik.gov.pl/spory_konsumenckie.php, http://polubowne.uokik.gov.pl/rejestr,5,pl.html

4. Pozasądowe rozstrzyganie sporów jest całkowicie dobrowolne i wymaga zgody obu stron. Ośrodek Insight Out Medicus wyraża gotowość do polubownego rozwiązywania sporów z klientami, w pierwszej kolejności poprzez kontakt bezpośredni, a w razie potrzeby także za pośrednictwem odpowiednich instytucji konsumenckich.

§ 15

Postanowienia końcowe i zmiana Regulaminu

1. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania i jest dostępny do wglądu na stronie internetowej Ośrodka: www.insightoutmedicus.pl.

2. Klient/ka korzysta z usług terapeutycznych, rozwojowych oraz innych usług oferowanych przez Ośrodek Insight Out Medicus na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

3. Ośrodek Insight Out Medicus zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu w każdym czasie, z ważnych przyczyn organizacyjnych, prawnych lub merytorycznych, w szczególności w celu dostosowania zapisów do zmieniających się przepisów prawa lub oferty usług. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem opublikowania ich na stronie internetowej Ośrodka.

4. Wszelkie spory wynikające z realizacji usług świadczonych przez Ośrodek będą w pierwszej kolejności rozstrzygane polubownie, w drodze wzajemnych uzgodnień między klientem/klientką a Ośrodkiem. W przypadku braku porozumienia, właściwym do rozstrzygania sporów będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Ośrodka, a prawem właściwym będzie prawo polskie.

5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.08.2025 r. i ma zastosowanie do wszystkich umów zawieranych po tej dacie oraz do dotychczasowych klientów Ośrodka od momentu opublikowania zmian.